高清视频会议系统可以替代原有会议模式，并实现多方、异地人员同时进行交流、协作和会议的虚拟环境。可以利用该视频会议系统召开各种模式的会议，相比于传统的会议模式，更能提高工作的效率和效果，将能实现核心发展力、执行力和工作协作效率的较大提升，以及节约会议经费、节约宝贵的时间，同时又有利于保护环境，也可以提高工作的时效性和对外形象，将更多的精力和物力发挥在实际工作中。

通过使用多媒体化、电子化、自动化和远程化等综合性手段，体现通信技术的先进性和专业性，建立一个完整、高效、及时的信息沟通和交流通道，使得多媒体会议系统成为一个集数字化、网络化和智能化为一体的系统。

因此，高效的会议信息化平台，实现统一指挥、统一机制、共享资源、高效协同的会议管理功能，是政府、企事业单位有必要拥有的办公工具。